Top 10 des conseils pour répondre à des appels d’offres

Sarah Casey (Content Manager, Sage Accountants’ Division)

De Sarah Pickard (Freelance Bid Consultant – Article de Sarah Pickard, conseillère indépendante, spécialisée dans le traitement des offres. Elle aide les PME et les grandes sociétés à préparer des dossiers d’offre et de candidature correctement formulés et d’excellente qualité).
Orginalveröffentlichung http://uk.sageone.com/2014/04/07/tips-for-writing-bids-and-tenders/

Vous avez trouvé un appel d’offre et vous souhaitez y répondre – bonne nouvelle ! En suivant ces conseils de base, vous saurez comment présenter une offre gagnante.

Ces conseils peuvent sembler quelque peu évidents, mais je sais que l’on a souvent tendance à les négliger lorsque, surmotivé, on se lance dans la rédaction de dossiers à la recherche de nouveaux marchés. Voici mes 10 meilleurs conseils pour préparer un dossier d’offre gagnant :

1. Pour commencer, assurez-vous que votre entreprise répond aux exigences minimales requises. Celles-ci sont présentées dans les documents d’appel d’offre. Vous n’avez vraisemblablement pas envie de gaspiller votre temps et vos ressources en soumettant une offre vouée à l’échec dès le départ !

2. Les critères d’acceptation / de non-acceptation doivent être pris au mot… Si votre offre ne répond pas aux critères d’acceptation, le responsable client rejettera probablement l’ensemble de votre dossier. Commencez donc toujours par vérifier les critères d’acceptation / de non-acceptation avant même de commencer à travailler sur le reste de l’offre.

3. Partez du principe que l’on ignore votre existence ! Ne tombez pas dans le piège en pensant que la personne qui lira votre offre connaît votre société par cœur, même si vous travaillez déjà avec l’organisation à laquelle l’offre est destinée.

4. Répondez à toutes les questions de la manière la plus exhaustive possible. Si vous n’êtes pas en mesure de fournir toutes les informations demandées, il est préférable d’expliquer pourquoi plutôt que de laisser des champs vides. Inscrivez n/a (non applicable) pour les questions ne concernant pas votre société.

5. Lisez attentivement les instructions et suivez-les à la lettre. Consultez dès le départ le ou les formats nécessaires ; réservez suffisamment de temps à la fin pour imprimer et préparer les copies papier. Cela nécessite toujours plus de temps qu’on ne le croit et même la meilleure volonté du monde ne parviendra pas à faire fonctionner une imprimante plus rapidement.

6. Maintenant, ce n’est pas le moment d’être modeste ! Assurez-vous que vous expliquez clairement ce que vous faites, comment vous le faites et pourquoi votre société est une candidate idéale pour effectuer le travail demandé. Bien formuler des réponses à des appels d’offres demande beaucoup de temps et un soin particulier, mais n’oubliez pas que le client vous jugera uniquement à partir de cette information.

7. Respectez le nombre limite de mots. Le responsable pourrait cesser de lire votre dossier au-delà de cette limite. Essayez de vous en servir pour vous faire une idée de la longueur de votre réponse. L’organisation lançant l’appel d’offre recherche un certain niveau d’information : p. ex. une limite de 100 mots indique qu’elle souhaite avoir un aperçu rapide alors qu’une limite de 1000 mots signifie qu’elle désire obtenir une réponse approfondie et détaillée. Un bon principe de base consiste à atteindre au moins 80 % du nombre de mots indiqué.

8. Argumentez votre texte. Appuyez votre dossier en apportant des preuves – statistiques, citations de clients, prix et accréditations, tout cela rend votre offre plus crédible.

9. Utilisez des diagrammes et des photographies pour illustrer votre offre. Une image vaut mieux qu’un long discours… et n’est souvent pas prise en compte dans le calcul du nombre de mots ! Une offre bien présentée, utilisant des graphiques à bon escient, donne une excellente impression et sera plus agréable à lire.

10. Last but not least – lisez, révisez et relisez votre offre. Servez-vous des critères d’évaluation du client (se trouvant dans la documentation de l’appel d’offre) afin de juger l’offre depuis son point de vue. Il peut être utile de faire réviser le dossier par une personne objective n’ayant pas participé à son élaboration. N’oubliez pas de rester consciencieux et de garder l’esprit critique, vous voulez en effet être sûr d’avoir vraiment dit ce que vous vouliez.

Si vous êtes actuellement en train de monter un dossier d’offre, alors bonne chance ! Soumettre des offres n’est vraiment pas si compliqué, il suffit de lire attentivement les documents et de parler de votre activité au client.

Ces conseils vous aideront au cours du processus d’acquisition de nouveaux marchés et permettront à votre entreprise d’être jugée en fonction de ses propres mérites plutôt que d’échouer à cause de détails techniques. Si vous avez suivi ces conseils de base, alors votre offre aura toutes les chances d’aboutir !

Pour encore plus de suggestions et de bons conseils, suivez Sarah sur Twitter @BidConsultant