10 Tipps für das Schreiben von Angeboten

Sarah Casey (Content Manager, Sage Accountants’ Division)

Von Sarah Pickard (Freelance Bid Consultant – Gastbeitrag von Sarah Pickard, freiberufliche Bid Consultant, die KMU‘s und Unternehmen dabei unterstützt, qualitativ hochwertige und gut geschriebene Angebote und Kostenvoranschläge zu erstellen.).
Orginalveröffentlichung http://uk.sageone.com/2014/04/07/tips-for-writing-bids-and-tenders/

Sie haben eine Ausschreibung gefunden, an der Sie sich beteiligen möchten – grossartig! Um ein erfolgreiches Angebot zu erstellen, sollten Sie folgende grundlegende Tipps beherzigen.

Obwohl sie selbstverständlich erscheinen mögen, weiss ich, dass sie im Eifer des Gefechts häufig nicht berücksichtigt werden. Hier zehn wichtige Tipps zum Erstellen erfolgreicher Angebote:

1. Stellen Sie gleich zu Beginn sicher, dass Ihr Unternehmen die geforderten Mindestanforderungen erfüllt. Sie sind in den Ausschreibungsunterlagen aufgeführt. Sie möchten sicherlich keine Zeit und Ressourcen auf ein Angebot verschwenden, das von vornherein keine Aussichten auf Erfolg hat!

2. Wenn Ihre Antwort die geforderten Kriterien nicht erfüllt, wird der Kunde wahrscheinlich Ihr gesamtes Angebot ablehnen. Gehen Sie deshalb immer erst die Ausschlusskriterien durch, um sicherzustellen, dass Sie die geforderten Kriterien erfüllen, bevor Sie am Angebot weiterarbeiten.

3. Gehen Sie von Unwissenheit aus! Machen Sie nicht den Fehler, zu glauben, dass derjenige, der Ihr Angebot liest, Ihr Unternehmen kennt, selbst wenn Sie mit dem Unternehmen, für das Sie das Angebot erstellen, bereits zusammenarbeiten.

4. Beantworten Sie alle Fragen so umfassend wie möglich. Wenn Sie nicht alle geforderten Informationen liefern können, erläutern Sie den Grund, anstatt Leerstellen zu lassen. Verwenden Sie für Fragen, die für Ihr Unternehmen nicht relevant sind, die Bezeichnung N/A bzw. „Nicht zutreffend“.

5. Lesen Sie die Anweisungen für die Einreichung des Angebots sorgfältig durch, und befolgen Sie sie buchstabengetreu. Vergewissern Sie sich frühzeitig, welche(s) Format(e) benötigt werden. Planen Sie am Ende ausreichend Zeit für den Druck und das Verpacken der Hardcopies ein. Dies dauert länger als man denkt, und keine Macht der Welt kann einen Drucker dazu veranlassen, schneller zu laufen.

6. Jetzt ist nicht die Zeit für Bescheidenheit! Erläutern Sie klar und deutlich, was Sie tun, wie Sie es tun und weshalb Ihr Unternehmen für die Arbeiten eine gute Wahl wäre. Das Erstellen gut formulierter Angebote ist zeitaufwändig und muss sorgfältig erfolgen. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass dies die einzigen Informationen sind, die dem Kunden zur Verfügung gestellt werden und die er letztendlich beurteilen wird.

7. Halten Sie die geforderten Grenzen für den Textumfang ein. Wenn Sie sie überschreiten, kann es passieren, dass derjenige, der das Angebot beurteilt, nicht mehr weiterliest. Verwenden Sie diese Grenzwerte auch als grobe Richtschnur dafür, wie lang Ihre Antwort ausfallen kann. Der Vertragspartner möchte einen bestimmten Umfang an Informationen. 100 Wörter gelten in diesem Zusammenhang als schneller Überblick, während eine Grenze von 1000 Wörtern bedeutet, dass eine detaillierte und umfassende Antwort erwartet wird. Als Faustregel gilt, dass mindestens 80% der Wörterzahl erreicht werden sollte.

8. Geben Sie Antworten mit Substanz. Untermauern Sie Ihre Ausführungen mit Belegen – Statistiken, Aussagen von Kunden, Auszeichnungen und Anerkennungen verleihen Ihrem Angebot Glaubwürdigkeit.

9. Fügen Sie Ihrem Angebot zur Verdeutlichung Diagramme und Fotos bei. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte…und belastet häufig die Wortgrenze nicht! Ein gut aufgebautes Angebot mit geschickt eingesetzten Grafiken macht einen guten ersten Eindruck und ist leichter zu lesen.

10. Last but not least – Gehen Sie Ihr Angebot noch einmal durch und lesen Sie es Korrektur. Beurteilen Sie das Angebot aus der Perspektive des Kunden. Ziehen Sie dazu seine Beurteilungskriterien (in den Ausschreibungsunterlagen) zu Rate. Es kann in diesem Zusammenhang hilfreich sein, dass Angebot objektiv von jemand anderem prüfen zu lassen, der es nicht geschrieben hat. Seien Sie kritisch und gründlich. Prüfen Sie, ob Sie wirklich das gesagt haben, was Sie glauben, gesagt zu haben.

Wenn Sie gerade ein Angebot eingereicht haben, möchte Ihnen viel Glück wünschen! Das Erstellen von Angeboten ist nicht wirklich schwer, letztendlich müssen Sie nur die Unterlagen sorgfältig durchlesen und dem Kunden Informationen zu Ihrem Unternehmen an die Hand geben.

Diese Tipps werden Ihnen durch den Beauftragungsprozess helfen und dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen an sich beurteilt wird und nicht aufgrund einer Formalie das Nachsehen hat. Wenn Sie die grundlegenden Dinge beachten, hat Ihr Angebot alle Aussichten auf Erfolg!

Wenn Sie weitere nützliche Tipps und Hinweise erhalten möchten, folgen Sie Sarah auf Twitter @BidConsultant.